Довольно часто командированные работники сталкиваются с ситуацией, когда дешевле и быстрее арендовать автомобиль, чем передвигаться в командировке на общественном транспорте. Однако, бухгалтерия отказывается принимать документы по расходам на аренду автомобиля, ссылаясь на возможные проблемы с налоговыми органами. С недавнего времени ситуация изменилась...

Контролирующие органы отказывали в признании указанных расходов по налогу на прибыль по формальным основаниям. Так, по мнению Минфина России, выраженному в Письме от 08.08.2005 г. № 03-03-04/2/42, прокат машин нельзя учесть в целях налогообложения прибыли, т.к. в пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ в составе командировочных расходов эти затраты не поименованы. Кроме того, финансисты в своем Письме указывали также на то, что эти возмещенные работнику расходы подлежат обложению НДФЛ.
29 ноября 2010 г. Минфин России выпустил Письмо № 03-03-06/1/742, где кардинальным образом поменял свою позицию. В данном Письме Минфин приходит к выводу, что расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, можно учитывать в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.
В случае аренды автомобиля работником во время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
В также Письме сообщается, что ни Трудовой кодекс РФ, ни статья 217 Налогового кодекса РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
Исходя из вышеизложенного, суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, что не приводит к возникновению НДФЛ.