Под надлежаще заверенными копиями документов следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. При этом заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Предметом рассмотрения арбитражным судом стал вопрос о признании незаконным действия межрайонной инспекции, выразившегося в отказе принять копии документов, истребованные на основании требования о предоставлении документов и обязании инспекции принять документы, заверенные уполномоченным лицом.
Исследовав материалы дела ФАС посчитал, что налоговый орган действовал правомерно, при этом указав на следующее.
Документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Пунктом 1 статьи 11 Кодекса установлено, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.
Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. № 28 предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Пунктом 2.1.30 названного Стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
В соответствии со статьями 40, 41 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества (генеральным директором, президентом) и коллегиальным исполнительным органом общества (правлением, дирекцией).
Единоличный исполнительный орган общества без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества.
Следовательно, в п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу.
В связи с тем, что заявителем в инспекцию представлены копии первичных бухгалтерских документов без печати и подписи полномочного должностного лица, то соответственно налоговым инспектором правомерно было отказано в их принятии, как документов, не имеющих юридическую силу.
Из положений ст. 93 Налогового кодекса РФ следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
В данном случае, судом установлено, что Обществом представлена была в налоговый орган подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: «Всего пронумеровано, и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО зкономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008 г.». Данный факт свидетельствует о представлении Обществом копий документов, незаверенных должным образом.