По мнению Минфина России, налоговую базу по налогу на прибыль могут уменьшить расходы по найму жилых помещений только в периоды нахождения работников в командировках.

В Письме от 25.03.2010 г. № 03-03-06/1/178 финансисты рассмотрели вопрос, можно ли учитывать в налоговых расходах стоимость аренды квартир у частных лиц, в которых периодически проживают работники организации, находящиеся в командировках.
Как посчитала компания, стоимость такой аренды многократно выгоднее, чем расселение командированных работников в гостинице. Так что экономический эффект налицо.
Единственная неприятная особенность такой аренды состоит в том, что владельцы квартир требуют уплаты арендной платы независимо от того, проживают в их квартирах работники организации или нет.
А вот в Минфине России считают, что оправданием подобных расходов как раз и может служить факт проживания работников арендатора в квартире.
В пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что в составе расходов на командировки входит такой вид расходов, как затраты на наем жилого помещения.
Таким образом, расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Однако указанные расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники арендатора, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др.
Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.
Подобная позиция высказывалась и ранее – в письмах Минфина России от 20.06.2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25.01.2006 г. № 03-03-04/1/58 и от 01.08.2005 г. № 03-03-04/1/112.
Возразить что-либо со ссылкой на судебную практику трудно, по той простой причине, что пока такой практики нет.
Однако можно сослаться на одно крайне очевидное обстоятельство, которое почему-то не пришло в голову сотрудникам Минфина России. Ведь они вовсе не требуют, например, чтобы затраты на аренду офиса учитывались исключительно за рабочие дни, или, скажем, затраты на аренду склада только за те дни, когда там находился товар организации. А если руководствоваться логикой, изложенной в письме, именно такие требования они и должны были бы предъявлять налогоплательщикам!
На наш взгляд, если аренда квартир у граждан вместо приобретения гостиничных услуг признается экономически обоснованной, то в налоговые расходы должна включаться вся сумма арендной платы, независимо от времени фактического пребывания там командированных работников.